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Ordnungsgemäße Kassenführung
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1.Zusammenfassung
2.Sonderfall Überschussrechnung
3.Umsatzsteuer und Barkasse
4.Betriebsprüfung
5.Klassische Fehler

Zusammenfassung
(fordern sie unsere ausführliche Mandanten-Info an)

Die Aufzeichnungen über die Kassenbewegungen in einem Unternehmen sind insbesondere dann von Bedeutung, wenn im wesentlichen Umfang Bargeldgeschäfte getätigt werden.
In diesem Fall richtet die Finanzverwaltung verstärkt ihr Augenmerk auf die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung.
So sind die Kassenaufzeichnungen in Unternehmen, deren Umsätze vorwiegend als Bargeschäfte abgewickelt werden (Gastronomie, Einzelhandel etc.) fehleranfälliger.
Der Gesetzgeber hat keine Vorschriften darüber erlassen, wie eine Kasse genau zu führen ist. Die Regeln hierfür sind in der Literatur und von den Gerichten aus den allgemeinen Buchführungsvorschriften abgeleitet worden.
Aus vorgenanntem Grund und dem Umstand, dass die Kassenaufzeichnungen vom Steuerpflichtigen oder einem Mitarbeiter in seinem Betrieb und nicht vom Steuerberater geführt werden müssen, wird diese Thematik oft stiefmütterlich behandelt oder gar als Zeit raubende Formalie angesehen.
Aber gerade Fehler in den Aufzeichnungen führen in der Regel zu nicht unerheblichen Zuschätzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen.
Prüfer stürzen sich bei bargeschäftsintensiven Betrieben regelrecht auf die Kassenaufzeichnungen.
Hierbei kommt neben der Belegprüfung seit einigen Jahren auch eine Prüfsoftware zum Einsatz, die Fehler oder Ungereimtheiten in einem gewissen Umfang aufdecken kann.
Umso wichtiger ist es, sich mit dieser Problematik auseinander zu setzen.
Die Organisation der Kassenführung und die Art der Aufzeichnungen sollte in jedem Fall vom Steuerpflichtigen mit seinem Steuerberater abgesprochen werden.

Sonderfall Überschussrechnung

Unternehmer, die nicht bilanzieren, sondern ihren Gewinn im Rahmen einer so genannten Einnahme-/Überschussrechnung ermitteln, sind nicht verpflichtet ein Kassenbuch zu führen.
Gleichwohl müssen sie aber zumindest eine geordnete chronologische Ablage der Barbelege vornehmen.
Problematisch wird dies aber dann, wenn die Einzelumsätze nicht durch eine geordnete Belegsammlung nachweisbar sind und ein Kassenbericht nicht vorliegt. Hier kann z. B. eine Registrierkasse Abhilfe schaffen, indem die Z-Bons als Umsatznachweis in der Belegsammlung abgelegt werden.

Hinweis: Die Führung von Kassenbuch oder Kassenbericht ist trotzdem zu empfehlen, da andernfalls regelmäßig Diskussionen oder gar Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung über die Ordnungsmäßigkeit der Kasse insbesondere im Hinblick auf die Umsatzermittlung zu erwarten sind.

Umsatzsteuer und Barkasse
Führt der Unternehmer Barumsätze aus, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen (i.d.R. werden dies 7% oder 19% sein) muss er eine getrennte Aufzeichnung in seinem Kassenbuch, Kassenbericht und seiner Registrierkasse oder seiner elektronischen Kasse sicherstellen.
Es ist empfehlenswert, die zur Anwendung gelangende Art der Trennung der Entgelte mit seinem steuerlichen Berater zu besprechen.

Betriebsprüfung

Der Finanzverwaltung ist bewusst, dass in Betrieben mit nennenswerten Barumsätzen bzw. deren Geschäfte ausschließlich oder nahezu ausschließlich bar ablaufen, die Kasse der Dreh- und Angelpunkt bei Unstimmigkeiten ist. Aus diesem Grund widmen sich Betriebsprüfer in derartigen Betrieben intensiv der Kassenführung.

Werden Fehler in der Ordnungsmäßigkeit festgestellt, führt dies regelmäßig zu Umsatzzuschätzungen durch den Prüfer. Selbst kleinere Fehler führen zu gravierenden Problemen, wenn andere Faktoren, wie z.B. eine vom Prüfer durchgeführte Nachkalkulation, ebenfalls Unstimmigkeiten aufweisen.

Umsatzzuschätzungen führen direkt zu Umsatzsteuernachzahlungen und über die einhergehende Gewinnerhöhung je nach den persönlichen steuerlichen Verhältnissen des Betroffenen in der Regel zusätzlich zu Einkommen- und Gewerbesteuernachzahlungen.

„Klassische“ Fehler:
- Minuskasse: Es kann nachgewiesen werden, dass der
  Kassenbestand rechnerisch zu einem bestimmten Zeitpunkt im Minus
  gewesen sein muss. Da in der Kasse tatsächlich nur Geld oder kein
  Geld liegen kann, ist diese damit nicht korrekt geführt worden.
- Additionsfehler: Der in einem Kassenbericht ausgewiesene  
  Tagesumsatz stimmt mit dem Ist-Bestand überein, aber der
  Rechenweg vom Kassenendbestand zum Umsatz zeigt bei der
  Nachaddition ein anderes Ergebnis.
- Die Z-Bons sind nicht fortlaufend.
- Die Umsätze werden gerundet eingetragen.

Darüber hinaus gibt es typische Beweisanzeichen, welche die Prüfer die Ordnungsmäßigkeit in Frage stellen lassen. Hierzu zählen z.B. häufige Bareinlagen in die Kasse, um Fehlbeträge auszugleichen oder hohe Barbestände, für die keine betriebliche Notwendigkeit gegeben ist. Die Kassenaufzeichnungen sind Bestandteil der Buchführung. Seit 2002 müssen Unternehmer den Betriebsprüfern die Buchführung in digitaler Form zur Verfügung stellen.
Die Finanzverwaltung setzt darum im Rahmen ihrer Prüfungen eine Prüfsoftware ein. Damit werden z. B. statistische Untersuchungen über die Kassenbuchungen vorgenommen.

Neben der Kassenminusprüfung erfreut sich der Chi-Quadrat-Test großer Beliebtheit. Bei diesem Test wird überprüft, ob die in der Kasse eingetragenen Umsatzzahlen statistisch „korrekt“ verteilt sind und es sich nicht um „erfundene“ Zahlen handelt. Hierbei wird unterstellt, das jeder Mensch gewisse Lieblingszahlen hat und diese bei willkürlichen Umsatzangaben auch (unbewusst) benutzt.